他のユーザーとのドキュメントの共有

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DXPのドキュメントとメディアアプリを使用すると、ユーザーはファイルを相互に直接共有できます。

共有を無効にすることができます。この手順については、「共有の有効化と構成」を参照してください。

共有するときは、そのファイルに対する自分自身の権限の一部を受信ユーザーに付与します。重要な注意事項がいくつかあります。

表示、コメント、または更新の権限のみを付与できます。つまり、ファイルに対してこれらの権限を持っていても、削除またはチェックアウトの上書きの権限を付与することはできません。
ファイルに対して付与できる権限は、自分が持っている権限のみです。つまり、ファイルに対して表示権限とコメント権限しか持っていない場合は、更新権限を付与することはできません。
少なくとも表示権限を付与する必要があります。
従来のロールベースの権限は常に共有権限よりも優先されます。したがって、共有によって権限を拡張することはできますが、ポータルのロールを通じて付与された権限を削除することはできません。
デフォルトでは、ゲストロールにはディスカッションの追加権限があります。これは、共有のコメント権限と重複しています。したがって、コメント権限が共有によって付与されたかどうかに関係なく、すべてのユーザーがファイルにコメントできます。これを変更するには、ゲストロールからディスカッションの追加権限を削除します。

注

受信ユーザーは同じインスタンスの一部である必要がありますが、同じサイトのメンバーである必要はありません。

ファイルを共有するには、そのファイルを所有しているか、管理者である必要があります。ファイルを共有するには、ページ上のドキュメントとメディアウィジェットを使用する方法と、サイト管理を使用する方法の 2 つがあります。後者の方法を使用する場合は、［サイト管理］にアクセスできることを確認してください。

［ドキュメントとメディア］ウィジェットがデプロイされているページに移動します。
共有するファイルをクリックします（例：speech.txt）。
情報パネルを展開するには、情報 () をクリックします。
共有をクリックします。
コラボレーターのメールアドレスを入力します。複数のアドレスを入力できます。
受信ユーザーがファイルを共有できるようにするには、 [ドキュメントを他のユーザーと共有できるようにする] ボックスをオンにします。
受信ユーザーに付与するファイル権限を選択します。受信ユーザーに付与するファイル権限を選択します:
- 更新: 表示、コメント、更新。
- コメント: 表示してコメントします。
- 表示: 表示のみ。
ウィンドウペインで共有をクリックします。

ファイルが共有されました。

サイトメニュー () を開き、 コンテンツ & データに移動して、 ドキュメントとメディアを選択します。
共有するファイルが配置されているフォルダ（たとえば、HRフォルダ）に移動します。
ファイルの アクション () をクリックし、共有を選択します。
ファイルを共有するユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。ファイルを複数のユーザーと共有するには、各ユーザーの電子メールアドレスをカンマ区切りリストに入力します。
受信ユーザーにもファイルを共有させるには、［Allow the document to be shared with other users］を選択します。
受信ユーザーに付与するファイルの権限を選択します。
- 更新: 表示、コメント、更新。
- コメント: 表示してコメントします。
- 表示: 表示のみ。
共有をクリックします。

共有ファイルの操作

共有されているファイルには、次の3か所でアクセスできます。

ドキュメントとメディアライブラリ： 共有されているファイルは、既存のドキュメントとメディアの場所に表示されます。たとえば、ドキュメントとメディアライブラリのホームフォルダにあるファイルを他のユーザーと共有した場合、そのフォルダ内のファイルにアクセスできます。
通知アプリ： ファイルがあなたと共有されると、通知が届きます。通知をクリックすると、ドキュメントとメディアのファイルに移動します。通知の詳細については、通知とリクエストの管理を参照してください。
共有コンテンツアプリ： ユーザーメニューからこのアプリにアクセスできます。あなたと共有されたすべてのコンテンツと、あなたが共有したコンテンツが一覧表示されます。各ファイルには、ファイルに対して許可されたアクション（表示、コメント、更新など）を実行するためのアクションボタン（）があります。

ファイルを共有した後、ユーザーごとにファイルの共有を解除したり、権限を変更したりできます。これを実行できるのは、管理者、ファイルの所有者、または更新権限とファイル共有権限を持つユーザーのみです。ドキュメントとメディアのファイルの情報パネルから次のアクションを実行できます。

ドキュメントとメディア内のファイルをクリックし、右上にある情報 () をクリックします。ファイルの情報パネルが右からスライドします。
［Manage Collaborators］リンクをクリックします。これには、ファイルを共有したユーザーとそのファイル権限のリストが表示されます。
コラボレーターのリストに必要な変更を加えます。ユーザーとのファイルの共有を解除するには、そのユーザーの横にある x アイコンをクリックします。各ユーザーのセレクターメニューからファイルの権限を変更することもできます。
保存をクリックしてダイアログを閉じます。