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ドキュメントとメディアでのワークフローの使用

Documents and Media は、Liferay のワークフローエンジンと完全に統合されています。つまり、ファイルのカスタムレビューと承認プロセスを定義できます。ドキュメントとメディアは、標準的なワークフロー機能のほかに、複数のワークフローを使用できます。すべてのドキュメントタイプ用デフォルトワークフローを設定し、特定のドキュメントタイプに対して代替ワークフローを使用するように個々のフォルダーを構成できます。

マーケティング、法務、会計ファイルごとに異なるドキュメントタイプを定義したシナリオを考えてみましょう。その内容から、各ドキュメントタイプは特定のレビューと承認プロセスを経なければなりません。これを実現するには、タイプごとにカスタムワークフローを作成し、カスタムワークフローを使用するようにドキュメントフォルダーとメディアフォルダーを構成します。また、他のすべてのドキュメントタイプに同じレビューと承認プロセスを経る必要がある場合は、ドキュメントとメディアルートフォルダにデフォルトのワークフローを設定することができます。

デフォルトのワークフローを有効にする

以下の手順で、すべてのドキュメントタイプ用デフォルトワークフローを有効にします。

目的のサイトまたはアセットライブラリで、［Documents and Media］アプリケーションを開きます。
ルートフォルダー (つまり、ホーム) から、アプリケーションバーの アクション ボタン () をクリックし、編集を選択します。
ドロップダウンメニューから目的の ワークフロー を選択します。
[保存]をクリックします。

これにより、サイトまたはアセットライブラリ内のすべてのドキュメントタイプ用デフォルトワークフローが有効になります。さらに、ユーザーがファイルをアップロードまたは編集するたびに、 ［公開］ボタンが、 ［ワークフロー用に送信］ ボタンに置き換わります。必要に応じて、個々のフォルダーに対してこのワークフローをオーバーライドすることができます。詳細については、「フォルダーとドキュメントタイプに対する代替ワークフローの有効化」を参照してください。

フォルダーとドキュメントタイプの代替ワークフローを有効にする

以下の手順で、個々のフォルダとドキュメントタイプのワークフローを有効または無効に設定します。

目的のサイトまたはアセットライブラリで、［Documents and Media］アプリケーションを開きます。
目的のフォルダーの アクション ボタン () をクリックし、編集を選択します。
［Document Type Restrictions and Workflow］で、目的の構成を選択します。

［Use Document Type Restrictions and Workflow of the Parent Folder (parent-folder)］：親フォルダーの設定を使用します。これが初期値です。

［Define Specific Document Type Restrictions and Workflow for this Folder (current-folder)］: 個々のドキュメントタイプに対して カスタムワークフロー を選択するか、［ワークフローがありません］を選択して個々のタイプのデフォルトワークフローを無効にします。

［Default Workflow for This Folder (current-folder)］: 現在のフォルダーのデフォルトのワークフローを選択します。ドキュメントタイプに関係なく、フォルダー内のすべてのファイルに対してワークフローが適用されます。
[保存]をクリックします。