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ファイルの有効期限とレビュー日時の使用

対応可能:Liferay DXP 7.4以降

ドキュメントとメディアアプリケーションを使用すると、ファイルの有効期限とレビュー日時を設定できます。 これは、限られた期間のみ有効なデジタルアセットを管理するのに役立ちます(ライセンスなどのため)。 有効 にすると、アプリケーションは有効期限またはレビュー日時に達したファイルをチェックします。 このチェックは、ドキュメントとメディアのシステム設定に従って、 構成可能な間隔 で実行されます。

ファイルが有効期限またはレビュー日時に達した場合、 通知メール がファイルの所有者とレビュア、およびファイルを含むフォルダにサブスクライブしているすべてのユーザーに自動的に送信されます。

さらに、ファイルの有効期限が切れると、ファイルは無効化され、Liferay DXPで使用または編集できなくなります。 ファイルを再度アクティブにするには、有効期限を変更するか、ファイルの有効期限を無効にする必要があります。 有効期限が切れている間は、他のアプリケーション(Webコンテンツ、ブログなど)やURLを介してアセットにアクセスすることはできません。

一方、ファイルにレビューが必要な場合は、引き続き使用できます。 ファイルのレビュー日時に達すると、ユーザー通知がトリガーされるだけで、ファイルにはまったく影響しません。

有効期限とレビュー日時の有効化

デフォルトでは、ファイルは期限を設定しないか、レビューが必要になるように設定されています。 ただし、ファイルをアップロードまたは編集するときに、有効期限とレビュー日時を有効にして設定することができます。

単一のファイルをアップロードまたは編集する場合、これらの設定は次のように表示されます。

個々のファイルの有効期限とレビューを有効または無効にします。

複数のファイルをアップロードする場合、有効期限とレビューの設定は次のように表示されます。

複数のファイルの有効期限とレビューを有効または無効にします。

有効期限またはレビューを有効にするには、 [期限を設定しない] または [レビューしない] チェックボックスをオフにします。 デフォルトのレビュー日時と有効期限は、アクティベーション時から1年に設定されています。 必要に応じて、別の日時を設定できます。

Liferayのシステムは、設定された チェック間隔 に従って、有効期限またはレビュー日時に達したファイルのみをチェックします。

日付に達すると、関連するユーザーに自動的に 通知 されます。 ファイルの有効期限が切れると、プラットフォームで使用できなくなります。

チェック間隔の設定

デフォルトでは、ドキュメントとメディアアプリケーションは、ファイルの有効期限とレビュー日時を15分ごとにチェックするように構成されています。 ただし、この間隔はコントロールパネルから設定できます。

  1. グローバルメニューGlobal Menu)を開き、 [コントロールパネル] タブをクリックして、 [システム設定] → [Document and Media] → [Service] に移動します。

  2. チェック間隔] フィールドを使用して、ファイルをチェックする間隔(分単位)を決定します。

    チェック間隔の分数を入力します。

  3. 完了したら、 [保存] をクリックします。

保存されると、システムは設定された間隔に従って、有効期限またはレビュー日時に達したファイルを自動的にチェックします。

通知メールの設定

ファイルの有効期限が切れたり、レビューが必要になると、ファイルの所有者、レビュア、またはファイルを含むフォルダにサブスクライブしているユーザーに通知メールが送信されます。 ドキュメントとメディアはデフォルトの通知メッセージを提供しますが、必要に応じてメッセージを編集できます。

  1. サイトまたはアセットライブラリで ドキュメントとメディア アプリケーションに移動します。

  2. アプリケーションバーのアクションボタン(Actions Button)をクリックし、 [設定] を選択します。

  3. モーダルウィンドウで、 [Documents Needs Review Email] または [Document Expired Email] タブをクリックします。

    設定モーダルウィンドウで通知メールを編集します。

  4. 目的の通知メッセージを作成します。

  5. 完了したら、 [保存] をクリックします。